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如何正确制作出口单据

发布时间:2019-10-11 09:37:42 所属栏目:物流知识 阅读:

如何正确制作出口单据

一、制作出口单据

1、汇票:国际贸易中,主要使用的是跟单汇票,作为出口方要求付款的凭证。制作汇票时应注意下列问题。

出票条款:信用证名下的汇票,应填写出票条款。包括:开证行名称,信用证号码和开证日期。

汇票金额:托收项下汇票金额应与发票一致。若采用部分托收、部分信用证方式结算,则两张汇票金额各按规定填写,两者之和等于发票金额。信用证项下的汇票,若信用证没有规定,则应与发票金额一致。若信用证规定汇票金额为发票的百分之几,则按规定填写。这一做法,通常用于以含佣价向中间商报价,发票按含佣价制作,开证行在付款时代扣佣金的情况。

付款人名称:托收方式的汇票,付款人为买方。信用证方式下,以信用证开证行或其指定的付款行为付款人。若信用证未加说明,则以开证行为付款人。

收款人名称:汇票的收款人应是银行。信用证方式下,收款人通常为议付行;托收方式下,收款人可以是托收行,均作成指示式抬头。托收中也可将出口方写成收款人(已收汇票),然后由收款人作委托收款背书给托收行。

2、商业发票(Commercial Invoice):是出口商开立的发货价目清单,是装运货物的总说明。发票全面反映了合同内容。

发票的主要作用是供进口商凭以收货、支付货款和进出口商记账、报关纳税的凭据。在不用汇票的情况下(如付款信用证、即期付款交单),发票代替汇票作为付款的依据。

发票没有统一的格式,其内容应符合合同规定,在以信用证方式结算时,还应与信用证的规定严格相符。发票是全套货运单据的中心,其他单据均参照发票内容缮制,因而制作不仅要求正确无误,还应排列规范,整洁美观。

制作内容及注意事项如下:

出口商名称:发票顶端必须有出口商名称、地址、电传、传真和电话号码,其中出口商名称和地址应与信用证一致。

发票名称:在出口商名称下,应注明"发票"(Cormercial Invoice或Invoice)字样。

发票抬头人:通常为国外进口商。在信用证方式时,除非另有规定,应为开证申请人。

发票号码,合同号码,信用证号码及开票日期。发票号码由出口商自行按顺序编制。合同号码和信用证号码应与信用证所列的一致,如信用证无此要求,亦应列明。开票日期不应与运单日期相距太远,但必须在信用证交单期和有效期之内。

装运地和目的地:应与信用证所列一致,目的地应明确具体,若有重名,应写明国别。

运输标志(嗟头):凡来证有指定嗟头的,按来证制作。如无规定,由托运人自行制定。以集装箱方式装运,可以集装箱号和封印号码取代。运输单据和保险单上的嗟头,应与发票一致。

货物名称、规格、包装、数量和件数。关于货物的描述应符合合同要求,还必须和信用证所用文字完全一致。如用列明重量,应列明总的毛重和净重。

单价和总值:单价和总值必须准确计算,与数量之间不可有矛盾,应列明价格条件(贸易术语),总值不可超过信用证金额的超值发票,银行可以接受,也有权拒收。

附加证明:大致有以下几种:加注费用清单:运费、保险费和FOB价;注明特定号码,如进口许可证号、布鲁塞尔税则号;注明原料来源地的证明文句。

出单人名称:发票由出口商出具,在信用证方式下,必须是受益人。"UCP 500"规定,商业发票可以只标明出单人名称而不加签署。如需签字,来证中应明确规定,如Signed Commercial Invoice。

3、运输单据:运输单据因不同贸易方式而异。有海运提单、海运单、航空运单、铁路运单、货物承运收据及多式联运单据等。

我国外贸运输方式以海运为主,这里着重介绍海运提单Bill of Lading的缮制及注意事项。

托运人(Shipper):一般即为出口商,也即信用证的受益人,如果开证申请人为了贸易上的需要,在信用证内规定作成第三者提单也可照办,例如请货运代理做托运人。

收货人( consignee):该栏又称提单抬头。应严格按信用证规定制作。如以托收方式结算。则一般做成指示式抬头。即写成 "To order"或"To the order of x x X"字样。不可做成以买方为抬头的记名提单或以买方为指示人的提单以免过早转移物权。

通知人(NotifyParty):这是货物到达目的港时船方发送到货通知的对象,通常为进口方或其代理人。但无论如何,应按信用证规定填写。如果信用证没有规定,则正本提单以不填为宜,但副本提单中仍应将进口方名称地址填明,以便承运人通知。